Sommaire du poste
Relevant de la Directrice Services organisationnels et conformité (DSOC), la coordonnatrice administrative est responsable de soutenir l’amélioration continue, l’optimisation des processus et la qualité des opérations administratives. Elle joue un rôle clé dans l’analyse des besoins, la conception de solutions, le suivi des initiatives d’amélioration et la coordination du travail administratif.
Elle supervise également l’équipe d’adjointe administratives. Le/La titulaire agit également comme soutien transversal auprès des différents départements, en collaborant avec les adjointes en place et en mobilisant son équipe lorsque requis.
Responsabilités principales
1. Soutien à la Directrice Services organisationnels et conformité
- Recevoir, analyser et prioriser les besoins en amélioration continue et optimisation administrative provenant de la DSOC.
- Proposer des solutions adaptées : outils, processus, méthodes de travail, formulaires, meilleures pratiques.
- Préparer les recommandations à présenter à la direction.
- Assurer le suivi des projets d’amélioration et en rendre compte à la DSOC.
2. Analyse et amélioration des processus
- Cartographier les processus administratifs et identifier les opportunités d’efficacité.
- Concevoir ou réviser des procédures, guides, politiques internes et systèmes de suivi.
- Mettre en place des outils de contrôle qualité et de standardisation.
- Participer aux initiatives transversales de transformation organisationnelle.
3. Supervision et coordination de l’équipe administrative
- Superviser deux adjointes administratives et assurer la répartition optimale des tâches.
- Déléguer les suivis, compilations, préparations de documents et autres tâches liées au fonctionnement du bureau.
- Offrir encadrement, soutien technique et rétroaction continue.
- Maintenir un climat de collaboration et d’efficacité au sein de l’équipe.
4. Soutien opérationnel aux départements
- Apporter un soutien ponctuel aux différents départements
- Soutenir les adjointes de ces secteurs lors de périodes de surcharge, projets spéciaux ou remplacements.
- Mobiliser son équipe d’adjointes lorsque nécessaire pour assurer la continuité des opérations.
5. Gestion administrative générale
- Coordonner diverses activités administratives : rapports, suivis d’échéances, gestion documentaire, communications internes.
- Maintenir et mettre à jour les informations et outils administratifs.
- Assurer la rigueur et la conformité des procédures administratives.
Compétences et qualifications recherchées
- Baccalauréat en génie industrielle, relation industrielle ou domaine connexe.
- 3 à 5 années d’expérience en coordination administrative ou en gestion de processus.
- Expérience en gestion d’équipe (un atout important).
- Expérience en amélioration continue ou optimisation de processus (un atout).
Compétences techniques
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Suite Office / M365).
- Capacité à analyser des processus et proposer des solutions concrètes.
- Connaissance de systèmes de gestion documentaire ou outils collaboratifs (Teams, SharePoint, etc.).
Compétences professionnelles
- Sens de l’organisation et gestion des priorités irréprochables.
- Capacité d’analyse et de synthèse.
- Leadership collaboratif et habileté à mobiliser une équipe.
- Excellente communication orale et écrite.
- Discrétion, jugement et confidentialité.
- Capacité à travailler dans un environnement en évolution.
- Capacité à s’adapter aux urgences et réalités opérationnelles.
